La Documentación del SGSST de la Ley N° 29783
La implementación del SGSST no se agota en medidas de control ni capacitaciones. La Ley N° 29783 y su reglamento D.S. N° 005-2012-TR obligan a generar, conservar y exhibir un conjunto de documentos que acrediten la implementación y eficacia del sistema. La SUNAFIL fiscaliza y puede imponer multas de hasta 45 UIT.
El Artículo 32 del D.S. N° 005-2012-TR enumera los documentos que el empleador debe exhibir. El Artículo 33 detalla los registros obligatorios. El Artículo 35 fija los plazos de conservación. La R.M. N° 050-2013-TR establece los formatos referenciales.
Documentos que se Deben Exhibir (Artículo 32)
- a) Política y objetivos de SST: Aprobados por la alta dirección, fechados, firmados y difundidos. Objetivos medibles y alineados al IPERC.
- b) Reglamento Interno de SST (RISST): Obligatorio para empresas con 20 o más trabajadores (Art. 34 de la Ley N° 29783). Regula derechos, obligaciones, estándares y sanciones.
- c) IPERC: Identificación de peligros, evaluación de riesgos y medidas de control. Se actualiza anualmente y se aprueba por el CSST.
- d) Mapa de riesgos: Representación gráfica sobre el plano del centro de trabajo. Se exhibe en lugar visible.
- e) Planificación de la actividad preventiva: Estrategia basada en el IPERC y la política, con recursos humanos, materiales y financieros.
- f) Programa Anual de SST: Actividades concretas por meses, con responsables, recursos y fechas. Aprobado por el CSST o Supervisor.
Dato Clave: La política, los objetivos y el IPERC deben exhibirse en un lugar visible del centro de trabajo, no solo archivarse.
Los Ocho Registros Obligatorios (Artículo 33)
- a) Accidentes, enfermedades ocupacionales, incidentes peligrosos y otros incidentes: Con investigación de causas y medidas correctivas.
- b) Exámenes médicos ocupacionales: Ingreso, periódicos y retiro. Incluye tamizaje dermatológico, oftalmológico y salud mental.
- c) Monitoreo de agentes físicos, químicos, biológicos, psicosociales y disergonómicos: Con instrumentos técnicos validados.
- d) Inspecciones internas de SST: Hallazgos, medidas correctivas, responsables y plazos con seguimiento.
- e) Estadísticas de seguridad y salud: Indicadores proactivos y reactivos analizados por el CSST.
- f) Equipos de seguridad o emergencia: Ubicación, cantidad, fecha de mantenimiento y estado operativo.
- g) Inducción, capacitación, entrenamiento y simulacros: Tema, capacitador, horas, participantes, metodología y evaluación. Acredita mínimo 4 capacitaciones anuales.
- h) Auditorías: Internas y externas con hallazgos, recomendaciones y seguimiento. Auditor externo inscrito en el MTPE.
Plazos de Conservación (Artículo 35)
- Enfermedades ocupacionales: 20 años.
- Accidentes e incidentes peligrosos: 10 años.
- Demás registros: 5 años.
El archivo activo conserva eventos de los últimos 12 meses; luego pasan al archivo pasivo. Ambos pueden llevarse en medios físicos o digitales.
Documentación Complementaria
- CSST: Actas de constitución, reuniones, inspecciones e informes de investigación.
- Hostigamiento sexual (Ley N° 27942): Comité de Intervención (CIFHSL), protocolo interno, denuncias e investigaciones.
- EPP: Registros de entrega firmados por cada trabajador, incluyendo bloqueador solar (D.S. N° 003-2026-SA).
- Trabajos de alto riesgo: PETS, Permisos de Trabajo, ATS e IPERC continuo (D.S. N° 024-2016-EM, D.S. N° 011-2019-TR).
Fiscalización de SUNAFIL
Los inspectores verifican: existencia de los documentos del Artículo 32, implementación de los ocho registros del Artículo 33, exhibición visible, actualización, conservación por plazos legales, cuatro capacitaciones anuales y aprobación por el CSST.
Responsabilidad Penal: La deficiencia documental que contribuya a un accidente grave o fatal puede configurar el delito del Artículo 168-A del Código Penal, con penas privativas de libertad.
Reflexión Final
Los documentos y registros no salvan vidas por existir: salvan vidas cuando reflejan una gestión real, son consultados por los trabajadores, analizados por el CSST y utilizados por la alta dirección. La documentación archivada sin internalizar es un gasto estéril. La que refleja un sistema vivo es la mejor inversión en protección de las personas.
Porque la documentación es la memoria de la prevención, y sin memoria no hay aprendizaje.
