Registros Obligatorios del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo
La Ley N° 29783 y su reglamento D.S. N° 005-2012-TR imponen a todo empleador la obligación de implementar y conservar ocho registros obligatorios que constituyen la evidencia documental del SGSST. El Artículo 33 los enumera taxativamente. La R.M. N° 050-2013-TR establece los formatos referenciales. La SUNAFIL fiscaliza y puede imponer multas de hasta 45 UIT.
Los Ocho Registros Obligatorios del Artículo 33
a) Registro de Accidentes de Trabajo, Enfermedades Ocupacionales, Incidentes Peligrosos y Otros Incidentes
Documenta la memoria histórica de la siniestralidad. Para cada evento debe incluir: identificación (fecha, hora, lugar, trabajador, área), investigación de causas (inmediatas y básicas) y medidas correctivas con responsables y plazos. La investigación se realiza conforme al Reglamento de la Ley N° 29783, con participación del CSST. En minería, el D.S. N° 024-2016-EM exige investigación dentro de las 24 horas. En construcción, el D.S. N° 011-2019-TR exige investigar todos los incidentes, incluso sin lesiones.
b) Registro de Exámenes Médicos Ocupacionales
Documenta la vigilancia de la salud: exámenes de ingreso, periódicos y de retiro. Incluye identificación del trabajador, tipo de examen, fecha, agente ocupacional, resultados, aptitud y recomendaciones. Debe incorporar tamizaje dermatológico y oftalmológico (D.S. N° 003-2026-SA) y evaluación de salud mental (Ley N° 30947, Ley N° 32575 y Resolución de Sala Plena N° 007-2025-SUNAFIL/TFL).
c) Registro del Monitoreo de Agentes Físicos, Químicos, Biológicos, Psicosociales y Factores de Riesgo Disergonómicos
Documenta los resultados de las mediciones de exposición. Incluye agentes físicos (ruido, vibración, temperatura, iluminación, radiación), químicos (polvos, humos, gases, vapores), biológicos, psicosociales (estrés, acoso laboral, hostigamiento sexual) y disergonómicos (posturas forzadas, movimientos repetitivos, manipulación de cargas). Los monitoreos se realizan con instrumentos técnicos validados y asesoría especializada. En minería, el D.S. N° 024-2016-EM exige monitoreo periódico de polvo respirable, sílice, gases y ruido. En industria, la R.M. N° 375-2008-TR proporciona el marco para riesgos disergonómicos. En comercio y banca, relevancia de agentes psicosociales conforme a la R.M. N° 050-2013-TR y la Ley N° 27942.
d) Registro de Inspecciones Internas de Seguridad y Salud en el Trabajo
Documenta los recorridos planificados con hallazgos (conformidades y no conformidades), medidas correctivas propuestas, responsables y plazos, con seguimiento hasta el cierre. En construcción, incluye inspecciones diarias de andamios, excavaciones y sistemas de protección contra caídas, conforme al D.S. N° 011-2019-TR, la Norma G.050 y las NTP 400.033 y NTP 400.034. En minería, inspecciones geomecánicas y de ventilación.
e) Registro de Estadísticas de Seguridad y Salud
Compila indicadores proactivos y reactivos. Reactivos: índice de frecuencia, índice de gravedad, días perdidos. Proactivos: porcentaje de capacitaciones ejecutadas, número de inspecciones realizadas, porcentaje de simulacros completados, medidas correctivas cerradas en plazo. Las estadísticas deben ser analizadas por el CSST y presentadas a la alta dirección. La ISO 45001:2018 exige objetivos medibles y objeto de seguimiento.
f) Registro de Equipos de Seguridad o Emergencia
Documenta todos los equipos de seguridad y emergencia: extintores, sistemas fijos de extinción, detectores, iluminación de emergencia, botiquines, camillas, DEA, sistemas de comunicación, equipos anticaídas y equipos de respiración autónoma. Para cada equipo: identificación, ubicación, cantidad, fecha de recarga o mantenimiento, estado operativo y responsable. La NTP 350.043-1 establece los criterios para extintores. En minería, el D.S. N° 024-2016-EM exige registro de equipos de rescate minero.
g) Registro de Inducción, Capacitación, Entrenamiento y Simulacros de Emergencia
El más rigurosamente fiscalizado. Documenta: tema, nombre y firma del capacitador, horas lectivas, relación de participantes con firmas, fecha, lugar, metodología y resultados de evaluación. Debe acreditar mínimo cuatro capacitaciones al año. Incluye inducción al inicio de la relación laboral, capacitación del CSST (mínimo 8 horas; 16 en minería), protección solar (Ley N° 30102, D.S. N° 003-2026-SA), hostigamiento sexual (Ley N° 27942), riesgos psicosociales (Ley N° 30947) y trabajos de alto riesgo. Los simulacros deben registrarse con tipo de emergencia, fecha, participantes, tiempo de evacuación y observaciones.
h) Registro de Auditorías
Documenta auditorías internas y externas: datos del auditor, alcance, criterios, hallazgos clasificados (mayores y menores), recomendaciones, plan de acciones correctivas y seguimiento. La auditoría externa debe realizarla un auditor independiente inscrito en el Registro de Auditores del MTPE (D.S. N° 014-2013-TR). Periodicidad: cada dos años para actividades de alto riesgo, cada tres años para demás actividades con más de diez trabajadores, y a solicitud de SUNAFIL para entidades de bajo riesgo. En minería, el D.S. N° 024-2016-EM exige auditoría externa entre enero y marzo de cada año.
Dato Clave: El orden de los registros no es aleatorio: refleja la jerarquía de la gestión preventiva, desde la siniestralidad (a) hasta la verificación independiente del sistema (h).
Plazos de Conservación (Artículo 35 del D.S. N° 005-2012-TR)
- Enfermedades ocupacionales: 20 años. Por la manifestación tardía de patologías crónicas.
- Accidentes de trabajo e incidentes peligrosos: 10 años posteriores al suceso.
- Demás registros: 5 años posteriores al suceso.
El archivo activo conserva eventos de los últimos 12 meses; luego pasan al archivo pasivo. Ambos pueden llevarse en medios físicos o digitales.
Exhibición y Derecho de Consulta
La política, los objetivos y el IPERC deben exhibirse en un lugar visible (Artículo 32 del D.S. N° 005-2012-TR). El Artículo 36 reconoce el derecho de los trabajadores a consultar los registros, con una excepción: la información de salud solo es accesible con autorización escrita del trabajador.
Documentación Complementaria por Sector
Minería (D.S. N° 024-2016-EM)
Exige IPERC de línea base, Programa Anual de Capacitación (Anexos 5 y 6), permisos de trabajo en caliente y monitoreos específicos. Fiscalizado por OSINERGMIN y SUNAFIL.
Construcción (D.S. N° 011-2019-TR y Norma G.050)
Exige registros de inducción de cada nuevo trabajador, inspecciones diarias de andamios y excavaciones, permisos de trabajo en caliente y certificados de trabajos en altura.
Industria, Transporte, Comercio y Banca
Industria: monitoreos químicos y disergonómicos (R.M. N° 375-2008-TR). Transporte: registros de flota, manejo defensivo y fatiga. Comercio y banca: riesgos psicosociales, hostigamiento sexual (Ley N° 27942) y bloqueador solar (Ley N° 30102).
Fiscalización de SUNAFIL
Los inspectores verifican: implementación de los ocho registros, actualización permanente, conservación por plazos legales, exhibición visible, acreditación de las cuatro capacitaciones anuales, aprobación por el CSST y realización de auditorías externas.
Responsabilidad Penal: La deficiencia documental que contribuya a un accidente grave o fatal puede configurar el delito del Artículo 168-A del Código Penal, con penas privativas de libertad.
Reflexión Final
Los registros no salvan vidas por existir: salvan vidas cuando reflejan una gestión real, son consultados por los trabajadores, analizados por el CSST y utilizados por la alta dirección. La documentación archivada sin internalizar es un gasto estéril. La documentación que refleja un sistema vivo es la mejor inversión en protección de las personas.
Porque un registro bien llevado es la memoria de la prevención, y sin memoria no hay aprendizaje.
